Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A)
Die einfachste Form der Gewinnermittlung in Österreich: Wer sie nutzen darf, wie sie aufgebaut ist und welche Pflichtangaben hinein müssen — mit praktischer Vorlage.
Voraussetzungen
Wer darf die E/A-Rechnung nutzen?
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist die vereinfachte Gewinnermittlung gemäß § 4 Abs. 3 EStG. Sie steht dir zur Verfügung, wenn du nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet bist:
E/A-Rechnung erlaubt
- Einzelunternehmer (EPU)
- Freiberufler (z. B. Ärzte, Rechtsanwälte, IT-Freelancer)
- Personengesellschaften (OG, KG)
- Bis 700.000 € Jahresumsatz (in 2 aufeinanderfolgenden Jahren)
Doppelte Buchhaltung Pflicht
- GmbH, AG (immer, unabhängig vom Umsatz)
- Einzelunternehmer ab 700.000 € Umsatz (2 Jahre in Folge)
- Im Firmenbuch eingetragene Personengesellschaften ab 700.000 € Umsatz
Kernprinzip
Das Zufluss-Abfluss-Prinzip
Im Gegensatz zur doppelten Buchhaltung (Soll-Prinzip) gilt bei der E/A-Rechnung das Zufluss-Abfluss-Prinzip:
Zufluss (Einnahmen)
Einnahmen werden erst erfasst, wenn das Geld tatsächlich eingeht — auf dem Bankkonto oder als Bargeld. Das Rechnungsdatum ist irrelevant.
Abfluss (Ausgaben)
Ausgaben werden erst erfasst, wenn sie tatsächlich bezahlt werden. Eine offene Rechnung allein ist noch keine Ausgabe.
Gestaltungsmöglichkeit: Durch das Vorziehen oder Verschieben von Zahlungen kannst du den Gewinn zwischen Jahren steuern. Beispiel: Eine Dezember-Rechnung, die erst im Jänner bezahlt wird, fällt ins nächste Jahr.
Aufbau
Was muss in die E/A-Rechnung?
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Belegnummer | Fortlaufende Nummerierung aller Belege (z. B. 2026-001) |
| Datum | Datum des tatsächlichen Zahlungsein- oder -ausgangs |
| Beschreibung | Kurze Beschreibung der Einnahme/Ausgabe (z. B. 'Webdesign für Kunde X') |
| Einnahme (netto) | Erhaltener Betrag ohne USt |
| Ausgabe (netto) | Bezahlter Betrag ohne USt |
| USt-Betrag | Umsatzsteuer (20 %, 13 % oder 10 %) — nur bei Regelbesteuerung |
| Vorsteuer | Abziehbare Vorsteuer aus Eingangsrechnungen |
| Anmerkung | Optional: Kategorisierung (z. B. Betriebsausgabe, Privatentnahme) |
Kleinunternehmer: Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, entfallen die Spalten für USt und Vorsteuer. Du erfasst nur die Brutto-Beträge.
Aufbewahrung
Aufbewahrungspflicht: 7 Jahre
Alle Bücher, Aufzeichnungen, Belege und Geschäftspapiere müssen gemäß § 132 BAO (Bundesabgabenordnung) mindestens 7 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, auf das sich die Belege beziehen.
Papierbelege
Original aufbewahren oder vollständig digitalisieren (Scan muss lesbar und unveränderbar sein).
Digitale Belege
E-Mails, PDFs und elektronische Rechnungen im Originalformat speichern. Backups empfohlen.
Verlängerung
Bei laufender Betriebsprüfung oder offenem Rechtsstreit verlängert sich die Frist automatisch.
Quellen & weiterführende Links
Weiterführende Tools
FAQ
Häufige Fragen
Wer darf in Österreich eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen?
Die E/A-Rechnung dürfen Einzelunternehmer (EPU), Freiberufler und Personengesellschaften (OG, KG) führen, solange ihr Jahresumsatz 700.000 Euro nicht in zwei aufeinanderfolgenden Jahren übersteigt. Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) sind immer zur doppelten Buchhaltung verpflichtet.
Was ist das Zufluss-Abfluss-Prinzip?
Beim Zufluss-Abfluss-Prinzip werden Einnahmen erst erfasst, wenn das Geld tatsächlich auf deinem Konto eingeht (Zufluss), und Ausgaben erst, wenn du sie tatsächlich bezahlst (Abfluss). Das Rechnungsdatum ist nicht entscheidend — nur der tatsächliche Zahlungszeitpunkt zählt.
Wie lange muss ich meine Belege aufbewahren?
In Österreich beträgt die Aufbewahrungspflicht für Buchhaltungsunterlagen 7 Jahre ab Ende des Kalenderjahres, auf das sich die Belege beziehen. Bei laufenden Verfahren (z. B. Betriebsprüfung) verlängert sich die Frist bis zum Abschluss. Belege können auch digital aufbewahrt werden.
Muss ich als Kleinunternehmer eine E/A-Rechnung führen?
Ja, auch Kleinunternehmer müssen ihre Einnahmen und Ausgaben aufzeichnen. Die Kleinunternehmerregelung befreit nur von der Umsatzsteuer, nicht von der Buchführungspflicht. Eine einfache E/A-Rechnung genügt allerdings — du musst keine doppelte Buchhaltung führen.
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